Şifreleri Excel'de tutmak neden riskli?

Küçük ve orta ölçekli firmaların çoğunda şifreler bir Excel dosyasında başlar. Dosyanın adı zamanla sifreler_SON_guncel(2).xlsx olur, birkaç kopyası e-postalarda dolaşır ve kimse hangisinin güncel olduğundan emin değildir. Bu yazıda bu alışkanlığın neden riskli olduğunu ve yerine ne yapılabileceğini anlatıyoruz.

1. Dosyayı ele geçiren her şeyi ele geçirir

Excel dosyası tek bir anahtardır: dosyayı açan, içindeki her hesabı açar. Dosya bir dizüstü bilgisayarda, bir e-posta ekinde, bir USB bellekte ya da bir bulut klasöründe durur. Bunlardan biri kaybolduğunda veya ele geçirildiğinde, hangi hesapların etkilendiğini değil, hangi hesapların etkilenmediğini düşünmeniz gerekir.

Excel'in "parola ile koru" özelliği işe yarar ama çoğu zaman tüm ekip aynı dosya parolasını bilir. O parola da genellikle bir mesajlaşma grubunda paylaşılmıştır.

2. Kimin neyi bildiğini bilemezsiniz

Dosyayı açan herkes her şifreyi görür. Muhasebeci yalnızca muhasebe programına girmeli, sosyal medya sorumlusu yalnızca reklam paneline; ama dosya bu ayrımı yapamaz. Biri işten ayrıldığında da hangi şifreleri gördüğünü bilemezsiniz, o yüzden ya hepsini değiştirirsiniz ya da hiçbirini.

3. Geçmiş yoktur

Bir şifre ne zaman değişti, kim değiştirdi, kim kopyaladı? Excel bunları kaydetmez. Bir hesapta şüpheli bir hareket gördüğünüzde geriye dönüp bakabileceğiniz bir kayıt yoktur.

4. Kopyalar çoğalır

"Bir kopyasını bana da at" ile başlayan süreç, aynı dosyanın birçok sürümüyle biter. Biri şifreyi bir kopyada günceller, diğerleri eski şifreyle denemeye devam eder. Sonunda doğru şifre bir mesajlaşma grubunda bulunur ve orada kalır.

5. Doğrulama kodları dosyada duramaz

Bugün çoğu pazaryeri, reklam ve muhasebe paneli iki adımlı doğrulama ister. Kod çoğu zaman tek bir çalışanın telefonuna gelir. Excel bu sorunu çözemez; şifre ekipte, kod ise tek bir kişinin cebinde kalır.

Yerine ne yapmalı?

Amaç, dosyadaki bilgiyi kaybetmeden daha güvenli bir yere taşımaktır:

1. Dosyayı temizleyin. Artık kullanılmayan hesapları çıkarın, aynı hesabın tekrar eden satırlarını birleştirin.
2. Hesapları ekiplere göre gruplayın. Pazaryeri, reklam, muhasebe gibi. Her grup, ona ihtiyacı olan kişilerle paylaşılacak bir kasa olur.
3. Bir şifre yöneticisine aktarın. İyi bir şifre yöneticisi Excel ve CSV dosyalarını içe aktarabilir. Passhield dosyayı tarayıcınızda okur ve şifreleyerek kasaya ekler; dosya sunucuya gönderilmez.
4. Zayıf ve tekrar eden şifreleri değiştirin. Taşıma, şifreleri gözden geçirmek için iyi bir fırsattır.
5. Dosyayı silin. Bilgisayardan, e-posta eklerinden ve bulut klasöründen. Kopyası kaldıkça risk de kalır.

Adım adım bir anlatım için Excel'den şifre yöneticisine rehberimize bakın. Dosyanızdaki şifrelerin gücünü görmek isterseniz şifre gücü testini kullanabilirsiniz.

Kısaca

Excel dosyası küçük bir ekip için başlangıçta pratik görünür, ama paylaşım, geçmiş ve işten çıkış konusunda kör kalır. Bir şifre yöneticisi bu üç şeyi birlikte çözer: kim neye erişebiliyor, kim neyi gördü ve biri ayrıldığında ne değişmeli.