Çalışan ayrılınca hesap güvenliği: ilk 24 saat

Bir çalışanın ayrılması çoğu zaman iyi niyetle olur. Yine de kişinin bildiği şifreler, telefonuna gelen doğrulama kodları ve sahibi olduğu hesaplar şirkette açık kapı olarak kalabilir. Sorun çoğu zaman kötü niyet değil, unutulan erişimlerdir. Bu yazı, ayrılıştan sonraki ilk 24 saati öncelik sırasıyla anlatıyor.

İlk saat: oturumları kapatın

• Kişinin şirket e-postası, ortak klasörleri ve grup sohbetlerindeki erişimini kaldırın.
• Şirket hesaplarında açık oturumlarını sonlandırın. Birçok panelde "tüm cihazlardan çıkış" seçeneği vardır.
• Şirket e-postasını bir yöneticiye yönlendirin. Hesabı silmek yerine kilitlemek, ileride gelen önemli e-postaları kaçırmamanızı sağlar.

İlk gün: şifreleri değiştirin, ama hangilerini?

En zor soru budur. Kişinin erişebildiği her hesabın şifresini değiştirmek en güvenlisidir, ama küçük bir ekipte bu onlarca hesap demektir ve iş durabilir. Önceliklendirmek için şunu sorun: kişi bu şifreyi gerçekten gördü mü?

• Şifreyi görmüş veya kopyalamışsa, değiştirmek zorunludur.
• Yalnızca bir eklentiyle doldurmuş, şifreyi hiç görmemişse risk daha düşüktür; kritik hesaplarda yine de değiştirin.
• Hiç erişmemişse beklemek mümkündür.

Excel veya mesajlaşma grubuyla paylaşılan şifrelerde bu ayrımı yapamazsınız: herkes her şeyi görmüş kabul edilir. Passhield her kayıt için kişinin şifreyi gördüğünü, yalnızca kullandığını veya hiç erişmediğini hesaplar ve işten çıkış listesini buna göre zorunlu ve önerilen görevlere ayırır.

İlk gün: doğrulama kodlarını taşıyın

Pazaryeri, reklam ve banka panellerinde iki adımlı doğrulama sık sık kişinin kendi telefonuna bağlıdır. Kişi ayrıldığında:

1. Kişinin telefonundaki doğrulama uygulamasına bağlı hesaplarda iki adımlı doğrulamayı kapatıp yeniden kurun.
2. SMS ile kod gelen hesaplarda telefon numarasını kontrol edin; kişinin numarasıysa şirket hattına alın.
3. Kurtarma e-postası ve telefonu kişiye aitse şirket bilgileriyle güncelleyin.

Doğrulama kodunu ekibin ortak kullanabileceği bir yere bağlamak, bir sonraki ayrılışı kolaylaştırır. Ayrıntılar için ortak hesaplarda doğrulama kodu rehberimize bakın.

İlk hafta: sahiplikleri devredin

Kişinin sahibi olduğu reklam hesapları, sosyal medya sayfaları, paylaşılan dosyalar ve alan adları, kişi ayrıldıktan sonra fark edilmeden kalabilir. Bunları bir yöneticiye devredin. Bazı platformlarda sahiplik devri için eski hesabın onayı gerekir; bu yüzden bu adımı mümkünse kişi ayrılmadan başlatın.

Son adım: kayıt altına alın

Yapılan her işi tarih ve sorumlusuyla bir tutanağa yazın. Bu, hem ileride bir sorun çıkarsa geriye dönüp bakmanızı sağlar hem de KVKK kapsamındaki teknik ve idari tedbirlerinizi belgelemenize yardımcı olur.

Kısaca

İlk saatte erişimleri kapatın, ilk gün kişinin gördüğü şifreleri değiştirin ve doğrulama kodlarını taşıyın, ilk hafta sahiplikleri devredin, hepsini kayda geçirin. Kendi listenizi hazırlamak için işten çıkış listesi oluşturucusunu kullanabilirsiniz.